Trello - moderne Projektmanagementsoftware mit vielseitigen Einsatzmöglichkeiten

Die web-basierte Projektmanagementsoftware Trello wurde am 13. September 2011 gegründet. Derzeit hat der vom Unternehmen Atlassian betriebene Online-Dienst weltweit rund 25 Millionen Anwender. Auf Deutsch ist das innovative, produktive Softwareprogramm schon seit Mitte Juni 2015 verfügbar.

Projekte mit Trello verwalten

Trello managenDas Trello.com Programm, das für Management-Projekte eingesetzt werden kann, ist kostenlos. Die Software kann sowohl für berufliche und private Zwecke verwendet werden. Wenn du bestimmte Projekte organisieren, vorbereiten, planen oder koordinieren willst, kann Trello dir dabei helfen, den Überblick zu behalten. Mit Trello kannst du verschiedene Gruppen anlegen und unterschiedliche Aufgaben verwalten. Abhängig vom jeweiligen Projekt können die Aufgaben aus Checklisten, Terminen, Fotos, Videos, Diskussionen oder Abstimmungen bestehen.

Nach dem Erstellen von Listen kannst du die Aufgaben deiner Planung zuordnen, verschieben oder sie deinen Mitarbeitern zuweisen. Du hast bei Trello auch die Möglichkeit, einzelne Aufgaben per E-Mail an Kollegen, Vorgesetzte oder Mitarbeiter zu schicken. Im Privatbereich kannst du mit Trello sehr gut To-Do-Listen erstellen, die aus wenigen oder zahlreichen Punkten bestehen.

Leistungsstarke Software mit vier Tools

Das Trello-System eignet sich optimal für private Projekte. Listen, Statistiken und Organigramme kannst du mit Familie, Freunden und Bekannten aus deinem Sportverein oder der Fitnessgruppe teilen. Kleine Ein-Mann-Projekte können mit Trello ebenso gut bewältigt werden wie größere, umfangreiche Maßnahmen, denn das einfach aufgebaute System ist sehr leistungsfähig. Die Software wurde von den Betreibern mit dem Zweck gegründet, komplette Projekte übersichtlich und jederzeit verfügbar darzustellen.

Das Trello-Programm besteht deshalb aus vier Tools. Dazu gehören Boards, Listen, Karten und Organisationen. Das Trello-Board ist eine Art Gemeinschaftsprojekt, das du gemeinsam mit anderen betreiben kannst. Jedes Projekt umfasst mehrere Teilaufgaben. Diese können von allen beteiligten Anwendern eingesehen und bearbeitet werden. Die virtuelle Tafel verfügt über genügend Platz, um alle notwendigen Aufgaben unterzubringen.

Darüber hinaus kannst du mit Trello sowohl öffentlich sichtbare und für alle User verfügbare oder private, auf dein Team beschränkte Boards erstellen. Die verschiedenen Tafeln kannst du mit unterschiedlichen Farben kennzeichnen oder mit passenden Hintergrundbildern ausstatten. Eine entsprechende Auswahl an Bildern ist über das Menü abrufbar. Nach Abschluss des jeweiligen Projektes hast du die Möglichkeit, das Board zu archivieren, allerdings kann es nicht gelöscht werden.

Jedes Board besteht aus unterschiedlichen Listen, die einzelne Projektphasen abbilden und dir dabei helfen, auf dem aktuellen Wissensstand zu bleiben. Innerhalb der Listen kannst du die Aufgaben organisieren und diese bei Bedarf in eine andere Liste verschieben. Aktionen können über das Aufklappmenü abgerufen und angewendet werden. Damit lassen sich Listen kopieren und bestimmten Projekten zuordnen. Über neue Aktivitäten kannst du dich informieren, wenn du die Funktion „Subscribe“ aktivierst. Boards können ebenfalls archiviert, aber nicht gelöscht werden.

Virtuelle Trello-Karten anstelle herkömmlicher Notizzettel

Virtuelle Karten ersetzen bei Trello die herkömmlichen Notizzettel. Auf den einzelnen Karten kannst du Kommentare, Informationen und andere Nachrichten zu den einzelnen Aufgaben notieren und neue Beschreibungen hinzufügen. Die Karten kannst du innerhalb einer Liste verschieben oder sie einem anderen Bereich zuordnen. Veränderbar sind Beschreibung, Kartentitel und Formatierung. Andere Teammitglieder können die Kommentare ebenfalls einsehen.

Für Übersichtlichkeit sorgen zehn farbige Labels, mit denen du die Karten markieren kannst. Darüber hinaus hast du bei der Trello-Software die Möglichkeit, jede Karte mit einem Fälligkeitsdatum und einer Checkliste zu versehen. Anhänge können sowohl über den Computer oder die Cloud (Google-Drive oder Dropbox) unterschiedlichen Aufgaben zugeordnet werden. Das plattformübergreifende Trello-System synchronisiert alle Änderungen umgehend, sodass diese sofort für deine Teammitglieder oder andere autorisierte User sichtbar sind.

Deine Projekte kannst du mithilfe der Trello-Organisation in berufliche und private Gruppen einteilen und dadurch Geschäftliches von Privatem trennen. Zugriff auf den jeweiligen Bereich haben ausschließlich die Mitglieder der entsprechenden Organisation. Als externe Browser-Erweiterungen sind bei Trello unterschiedliche Extras, wie Kalenderansichten sowie die Kartenerstellung per E-Mail erhältlich.

Für Smartphone-Nutzer: die Trello-App

Mit Trello kannst du auch während deines Studiums deine Projekte besser organisieren und verwalten. Die innovative Software eignet sich zur Erstellung von Hausarbeiten, Klausuren und Abschlussarbeiten. Deine Studienarbeiten kannst du mit Trello in Einzelschritte gliedern und gleichzeitig den Arbeitslauf und deine Fortschritte dokumentieren. Studien-Boards kannst du ebenfalls mit deinen Kommilitonen teilen, wenn du gemeinsam mit anderen Studierenden an einem Referat arbeitest.

Mit dem Trello-System kannst du Semesterpläne und Studienpläne erstellen, Checklisten hinzufügen, Dateien ergänzen und Deadlines einstellen. Die intuitive Benutzeroberfläche zeichnet sich durch ihre einfache Bedienbarkeit aus, sodass die Erstellung einer neuen Liste oder eines Boards innerhalb kürzester Zeit erledigt ist. Für Smartphone-Nutzer hat Trello den Webservice um eine App erweitert. Die Trello-App enthält alle grundsätzlichen Funktionen und kann problemlos genutzt werden.

Über die Handy-Kamera können auch Fotos hochgeladen werden. Die Navigation durch die Listen erfolgt per Swipe. Einzelne Liste können mit einem Tap auf die Karte bearbeitet, kommentiert oder delegiert werden. Bislang sind allerdings manche weiterführenden Features noch nicht über die Trello-App verfügbar. Deshalb musst du bei der Smartphone-Version derzeit noch auf die Kalenderansicht von Tickets mit Deadlines verzichten.

Wenn du diese Anwendungen für deine Projekte unbedingt benötigst, solltest du die Trello-Software auf dem Laptop oder Tablet nutzen. Das Verschieben von Listen oder Karten ist auf dem Computerbildschirm wesentlich einfacher als auf dem kleinen Smartphone-Display. Für die schnelle Bearbeitung deiner Projekte mit der Trello-App benötigst du ein Smartphone mit Internetverbindung.

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