To do List: Wichtiges Hilfsmittel zur Erhöhung der Produktivität

Eine To do List ist ein praktisches Hilfsmittel, um einen Überblick über täglich anfallende Aufgaben zu haben, die Produktivität zu steigern und das Zeitmanagement zu verbessern. Mit der Führung einer To do List lässt sich die Produktivität erhöhen. Aufgabenlisten werden im täglichen oder wöchentlichen Rhythmus erstellt und können Punkt für Punkt abgearbeitet werden.

Aufgabenlisten online führen

Mann mit ToDo listenWährend eine To do List früher meist aus einem Stück Papier bestand, auf dem zu erledigende Dinge eingetragen und nach Erledigung mit einem Bleistift abgehakt wurden, ist es heute selbstverständlich, To do Listen elektronisch zu führen und online zu verwalten. Aufgabenlisten werden zunehmend mithilfe moderner System wie Lotus Notes, Outlook oder mit Cloud-Services geführt. Im Gegensatz zu den einfachen Listen vergangener Jahre sind aktuelle To do Listen mehr als eine simple Aneinanderreihung zu erledigender Aufgaben.

Erfahrungsgemäß können sich Menschen wichtige Dinge besser merken, wenn diese übersichtlich aufgeschrieben und in einer Liste zusammengefasst werden. Diesen Effekt kannst du auch mit einer elektronisch geführten To do List erreichen. Nachdem du deine Liste erstellt hast, solltest du sie noch einmal auf Vollständigkeit überprüfen, um sicherzugehen, dass du keinen wichtigen Punkt vergessen hast. Dadurch wirst du jeden Tag an deine Aufgaben erinnert und steigerst deine Produktivität.

Prioritäten setzen und Produktität steigern

Deine To do List kannst du online ebenfalls mit deinem Kalender verknüpfen und dabei jeder Aufgabe ein bestimmtes Zeitfenster zuordnen. Auf diese Weise stellst du schnell fest, wie viel Zeit du für die Bearbeitung deiner Projekte benötigst. Eine To do List ist ein wichtiges Tool, wenn du effizienter arbeiten und deine Produktivität steigern willst. Du erkennst auf den ersten Blick, wie viele Aufgaben du an einem Tag erledigen musst und kannst unterschiedliche Projekte in der Reihenfolge ihrer Priorität anordnen.

Dabei merkst du ebenfalls, welche Aufgaben weniger wichtig sind und auf welche Punkte du eventuell verzichten kannst. Das Führen einer To do List führt in der Regel zu einer wesentlich höheren Abarbeitungsquote und steigert die Produktivität. Erfolgreiche Manager verwenden immer eine To do List, um sich zu motivieren. Jeder abgehakte Punkt auf der Liste bedeutet schließlich, dass du wieder eine Arbeit abgeschlossen hast. In einer To do List können alle anstehenden Aufgaben gesammelt und anschließend entsprechend ihrer Relevanz sortiert werden.

Mithilfe einer persönlichen To do List siehst du schnell, wie viele Aufgaben du an einem Tag erledigen kannst und vermeidest dadurch Überstunden und Überlastung. Gleichzeitig bietet die To do List auch die Möglichkeit, Unterforderung und Langeweile vorzubeugen. To do Listen erfüllen unterschiedliche Aufgaben: sie bieten einen Überblick über alle zu erledigenden Arbeiten, während sie gleichzeitig zur Erfolgskontrolle dienen und darüber hinaus helfen, die Produktivität zu steigern.

Besser organisieren mit einer To do List

Gute Organisation ist sowohl im Beruf und Privatleben wichtig. Wenn du Erfolg haben, deine berufliche Position verbessern und deine Produktivität erhöhen willst, solltest du etwas Zeit in das Führen einer To do List investieren. In die Arbeitsliste müssen neben großen Projekten auch kleinere Aufgaben aufgenommen werden, damit du einen genauen Überblick über sämtliche Arbeiten bekommst und besser planen kannst. Es ist sinnvoll, größere Projekte in mehrere Teilaufgaben zu unterteilen und diese Arbeiten dann einzeln zu erledigen.

Dadurch gestaltest du Arbeitsprozesse dynamischer und hast mehr Zeit, auch unvorhersehbare Aufgaben noch zu erledigen. Kurzfristige Zusatzaufgaben kommen in jedem Job vor und können nachträglich in die To do List aufgenommen werden. Dadurch kannst du gegenüber deinem Vorgesetzten immer nachweisen, wie viele Aufgaben du tatsächlich in einem Arbeitstag bewältigt hast. Deine To do List kann deshalb auch als Grundlage für eine Gehaltserhöhung dienen, indem du anhand der Liste deinen Chef von deiner produktiven Arbeitsweise überzeugst. Aktualisiere deine To do List regelmäßig und halte sie immer auf dem aktuellen Stand.

Die verschiedenen Arten von To do Listen

Bei To do Listen wird zwischen verschiedenen Versionen unterschieden. Eine einfache To do List besteht nur aus einer Tabelle mit einer einzigen Spalte oder zwei Spalten. Zu erledigende Aufgaben werden links eingetragen, während in der rechten Spalte die sogenannte Deadline vermerkt wird, damit du weißt, bis zu welchem Zeitpunkt die Aufgabe spätestens erledigt sein muss. Die erweiterte To do List enthält darüber hinaus zwischen den beiden Spalten einen zusätzlichen Bereich zum Eintragen des voraussichtlichen zeitlichen Aufwands.

Daran kannst du dich bei der Abarbeitung der einzelnen Aufgaben orientieren und deine tägliche Arbeitszeit entsprechend planen. Diese Spalte in der To do Liste ist vor allem dann von Bedeutung, wenn du gemeinsam mit mehreren Teamkollegen an einem Projekt arbeitest. Die Führung einer komplexen To do List ist angezeigt, wenn es um größere Projekte mit vielen kleineren Aufgaben oder um ein umfangreiches Aufgabengebiet geht. Eine gut strukturierte To do List mit übersichtlich angeordneten Aufgaben ist wichtig, damit du unterschiedliche Abgabetermine, Fristen und Deadlines immer im Blick hast.

Abhängig von der Anzahl an Teilaufgaben kann die komplexe To do List durchaus sehr umfangreich sein. Falls die To do Liste zu lang wird, besteht jedoch die Gefahr, die Übersicht zu verlieren oder Aufgaben zu vergessen. Deshalb wird empfohlen, auf einer To do List keine Kleinaufgaben, die höchstens fünf Minuten Arbeitszeit in Anspruch nehmen zu notieren, sondern sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu fokussieren.

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