Trello-Software: Überblick über Termine behalten und Erinnerungen hinzufügen

Trello gilt inzwischen als einfachstes Projektmanagement-Tool weltweit. Das Anlegen eines eigenen Profils auf trello.com ist kostenlos und das System ist umgehend verfügbar. Die innovative Software eignet sich sowohl für unternehmerische Projekte und die Verwaltung privater Daten, als auch dafür, seine Produktivität deutlich zu steigern. Auf dem übersichtlichen Dashboard können unterschiedliche Projekte ganz einfach voneinander getrennt werden. Boards und Listen können auch mit anderen Usern geteilt werden.

Projekte organisieren mit Trello

Trello zweiWenn du Trello zur Organisation deiner Projekte verwenden möchtest, musst du dafür keine spezielle Software installieren. Die Registrierung unter www.trello.com ist mit einigen Klicks schnell erledigt. Nachdem du dich auf der Seite von Trello registriert hast, kannst du dein Konto erstellen. Dazu benötigt Trello einige persönliche Daten wie Name und E-Mail-Adresse von dir. Anschließend legst du dein individuelles Passwort fest und bestätigst deine Eingaben, indem du auf den Button "Neues Konto erstellen" klickst.

Deine Anmeldung wird umgehend bestätigt und du kannst die Software sofort nutzen, um deine Projekte zu erstellen und zu verwalten. Im Rahmen deiner Anmeldung bekommst du Zugriff auf die Grundfunktionen von Trello, mit der du Boards und Listen erstellen, Daten einfügen, Nachrichten veröffentlichen, Abgabetermin festlegen und Erinnerungen hinzufügen kannst. Trello ist eine Software, die intuitiv zu bedienen ist und über zahlreiche Funktionen verfügt.

Für geschäftliche Zwecke oder höhere Ansprüche gibt es die sogenannte Business Class von Trello, die allerdings kostenpflichtig ist. Wenn du nicht übermäßig viele oder sehr große Projekte verwalten willst, genügt jedoch die Grundversion.

Erinnerungen hinzufügen und den Überblick über alle Termine behalten

Deine Boards sind auf der Startseite übersichtlich angeordnet. Damit du deine Termine immer im Blick hast und keinen Abgabetermin versäumst, kannst du mithilfe der entsprechenden Funktion Erinnerungen hinzufügen. Darüber hinaus hast du bei Trello die Möglichkeit, einen farblichen Hintergrund für jedes einzelne Board auszuwählen, um die virtuelle Tafel zu individualisieren und deine Projekte unterscheiden zu können. Karten, Listen und Boards kannst du allein oder zusammen mit anderen Mitgliedern deines Teams verwalten und bearbeiten.

Damit alle Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Boards und Karten haben, besteht die Möglichkeit, die entsprechenden Team-Mitglieder für jede Karte und jedes Board hinzuzufügen und ihnen damit die Bearbeitung der Vorgänge zu ermöglichen. Trello will die Projektmanager in ihrer individuellen Herangehensweise unterstützen. Deshalb bietet die Software sowohl einfache To-Do-Listen, die sich für einfache Projekte oder private Zwecke eignen und für anspruchsvolle Projekte einen Scrum-Workflow an.

Bevor du mit der Erstellung eines Boards beginnst, solltest du dich mit den Funktionen von Trello vertraut machen. Neben der Kartenvorderseite verfügt auch die Kartenrückseite über unterschiedliche Bereiche, die du für deine Projekte nutzen kannst. Um die Rückseite anzuzeigen, genügt es, die Karte anzuklicken. Die Kartenrückseite ist in drei Hauptbereiche gegliedert. Spezifische Informationen zum Inhalt einer Karte, Anweisungen oder Links zu Websites kannst du im Feld „Beschreibung“ hinterlegen.

"Erinnerungen hinzufügen" und andere nützliche Trello-Funktionen

Weitere Details können auf der Kartenrückseite unter "Beschreibung bearbeiten" nachträglich hinzugefügt werden. Texte werden mit "Markdown" formatiert. Du hast dabei auch die Möglichkeit, dich mit deinen Teammitgliedern auszutauschen, indem du Kommentare zu einzelnen Karten integrierst und Erinnerungen hinzufügst, damit dich das Trello-System an Termine oder Deadlines erinnert. Kommentare kannst du sowohl an alle Mitglieder deines Teams richten oder einzelne Teammitglieder namentlich erwähnen, die dann direkt über deinen Kommentar benachrichtigt werden.

Der Verlauf von Kommentaren und Aktionen wird im Aktivitäten-Feed auf einer Karte angezeigt. Im Bereich „Hinzufügen” kannst du weitere Informationen und Nachrichten auf der Rückseite der entsprechenden Karte hinzufügen. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn du Erinnerungen hinzufügen, einzelnen Mitgliedern bestimmte Aufgaben zuweisen und kontrollieren möchtest, welche Teammitglieder gerade mit bestimmten Aufgaben beschäftigt sind. Dabei siehst du ebenfalls, was noch in Bearbeitung ist und welche Jobs noch zu erledigen sind.

Wenn du für Karten für deine Projekte erstellst, die aus mehreren Schritten oder Teilaufgaben bestehen, kannst auch Checklisten hinzufügen. Diese Checklisten können ebenfalls von anderen Karten kopiert und einzelne Checklisten-Elemente zur Bearbeitung bestimmten Personen zugewiesen werden. Bei Karten mit Fristen kannst du Erinnerungen hinzufügen.

Alle Kartenmitglieder werden dann von Trello 24 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum per Nachricht über den Fälligkeitstermin informiert. Nachdem die entsprechenden Aufgaben abgeschlossen sind, kannst du dies mit dem Hinweis „Fertig” markieren. Datum und Uhrzeit für die Erledigung unterschiedlicher Aufgaben werden von dir selbst festgelegt.

Erinnerungen hinzufügen, um keine Fristen zu versäumen

Fristen für Projekte kannst du bei Trello ganz einfach setzen und gleichzeitig Erinnerungen hinzufügen, damit Termine nicht vergessen werden. Um Fristen festzulegen, genügt es, auf die gewünschte Karte zu klicken und das Kartenfenster zu öffnen. Anschließend öffnet sich der Kalender durch Anklicken auf die Schaltfläche "Frist". Mit einem Mausklick kannst Datum und Uhrzeit auswählen oder diese Daten manuell einfügen. Der Termin wird durch einen Klick auf "speichern" bestätigt.

Auf überfällige Termine macht dich Trello automatisch aufmerksam. Durch das "Erinnerungen hinzufügen" kannst du sicherstellen, dass Termine eingehalten und keine Fristen versäumt werden. Bei Bedarf kannst du jede Karte auch in andere Boards verschieben. Damit du Erinnerungen hinzufügen und als Board-Administrator Erinnerungen nutzen kannst, musst die Kalender-Funktion aktiviert sein. Bevor du für deine Projekte Erinnerungen hinzufügen kannst, ist es notwendig, sich bei Trello einzuloggen. Nachdem du die Karte mit einem bestimmten Termin verknüpft hast, erscheint dieser automatisch im Kalender.

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