Priorität im Job: so erkennst du wichtige Aufgaben

Der Begriff Priorität stammt ursprünglich aus dem Lateinischen und wird mit "Vorrang" übersetzt. Meist wird das Wort Priorität im Zusammenhang mit Prioritäten setzen verwendet. Vielen Menschen fällt es nicht leicht, im Job oder im Privatleben Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und dadurch Prioritäten zu setzen. Allerdings gehört das Erkennen von Priorität zu den Kernkompetenzen des persönlichen Zeitmanagements. Nur so ist es möglich, die Produktivität steigern zu können. 

Prioritäten setzen als Kernkompetenz für effektives Zeitmanagement

Mann mit PrioritätenNeben der Fähigkeit, Prioritäten zu identifizieren und Projekte entsprechend ihrer Wichtigkeit zu bearbeiten zählen Organisationsfähigkeit und Fokussierung ebenfalls zu den wichtigsten Kompetenzen eines effektiven Zeitmanagements. Wichtige und eilige Aufgaben werden der Priorität A zugeordnet und sollten persönlich und umgehend erledigt werden. Zur Kategorie Priorität B gehören Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind. Diese Aufgaben solltest du im Auge behalten, da sie für die Zukunft wichtig sind.

Deshalb müssen sie möglichst zeitnah bearbeitet werden. Projekte und Aufgaben, die zur Priorität C zählen sind dringend, aber nicht so wichtig. In diesen Bereich fallen Routineaufgaben, die am Arbeitsplatz täglich vorkommen und erledigt werden müssen. Langfristig haben diese Arbeiten hingegen keine besondere Bedeutung, sodass Aufgaben der dritten Prioritätsstufe auch an andere Mitarbeiter delegiert werden können. Zu dieser Priorität gehören Tätigkeiten wie die Bearbeitung eingehender E-Mails, die in der Regel von allen Mitarbeitern einer Abteilung übernommen werden können.

Auch die Organisierung von Terminen ist eine Aufgabe, die der dritten Prioritätsstufe zugeordnet wird. Die Priorität D stellt die unterste Priorität dar und beinhaltet Aufgaben, die nicht dringend und nicht wichtig sind, aber dennoch erledigt werden müssen. Bei der Bearbeitung dieser Aufgaben kannst du dir allerdings Zeit lassen und die Arbeiten nur dann ausführen, wenn du es wirklich ermöglichen kannst.

Produktivität steigern durch das Setzen von Prioritäten

Wenn du deine Produktivität erhöhen und dein Zeitmanagement verbessern willst, kannst du eine der nachfolgenden Methoden nutzen, um Prioritäten zu erkennen und deine Projekte entsprechend zu bearbeiten. Zu den bewährten Methoden gehört die ABC-Priorisierung, bei der jede Aufgabe einer unterschiedlichen Prioritätsstufe zugeordnet wird. Diese Prioritäten werden als hoch, mittel und niedrig bezeichnet. Du kannst die Priorität deiner Aufgaben auch durch Zahlen kennzeichnen.

Mit Prio 1 markierst du Aufgaben, die am selben Tag oder in der gleichen Woche unbedingt erledigt werden müssen. Die Bezeichnung Prio 2 erhalten Arbeiten, die erledigt werden können, falls ausreichend Zeit dafür zur Verfügung steht und Prio 3 ist für Arbeiten reserviert, die eine geringe Priorität besitzen und nach Abschluss dringender Aufgaben auch noch erledigt werden können.

Priorität für wichtige Aufgaben, die dem Unternehmensziel dienen

Durch das Setzen von Prioritäten soll die reibungslose Abwicklung aller betrieblichen Prozesse gewährleistet und verhindert werden, dass wichtige Aufgaben übersehen werden. Um die eigene Produktivität zu erhöhen, ist die Priorisierung von Aufgaben und Projekten unbedingt notwendig. Ein bekanntes Konzept zur effizienten Priorisierung ist die Ivy-Lee-Methode. Bei dieser Methode werden zunächst sechs Aufgaben notiert, die bis zum nächsten Tag erledigt sein müssen.

Anschließend werden diese Arbeiten nach ihrer Wichtigkeit sortiert und mit der Bearbeitung begonnen. Bevor diese Aufgaben abgeschlossen sind, dürfen keine anderen Projekte bearbeitet werden. Falls einige dieser Arbeiten am selben Tag nicht fertiggestellt werden können, übernimmt man diese automatisch auf die Prioritätenliste des nächsten Tages. Mit diesem Prioritätssystem soll die Fokussierung auf wichtige Aufgaben sichergestellt werden. Die Ivy-Lee-Methode hilft dir dabei, Entscheidungen zu treffen und dich auf die Aufgaben entsprechend ihrer Priorität zu konzentrieren.

Gleichzeitig wird unnötiges Aufschieben wichtiger Arbeiten vermieden. Nach einem ähnlichen Prinzip wie die ABC-Methode funktioniert das Eisenhower-Konzept, das vom ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower entwickelt und verwendet wurde. Präsident Eisenhower war davon überzeugt, dass alle Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit eingestuft werden sollten. Gemäß dem Eisenhower-Prinzip gilt eine Aufgabe nur dann als wichtig, wenn sie dem Erreichen der Zielerreichung dient.

Arbeiten, die dich deinen Zielen nicht näherbringen, haben deshalb keine Priorität und gelten als unwichtig. Dringliche Aufgaben sind Arbeiten, die in naher Zukunft erledigt werden müssen, da sie sonst ihren Sinn verlieren. Wenn es unwichtig ist, ob eine Aufgabe sofort oder später erledigt wird, ist diese Arbeit nicht dringlich und besitzt deshalb keine Priorität.

Die wichtigsten Prioritätsstufen

Um den Überblick über deine Projekte zu behalten und deine Produktivität zu erhöhen, kannst du die Aufgaben auch in vier Kategorien einteilen. In die erste Kategorie gehören alle Arbeiten, die dringlich und wichtig sind. Diese erledigt du selbst und am besten sofort. Zur Kategorie zwei gehören Arbeiten, die wichtig, aber nicht dringlich sind. Diese Arbeiten sollten zwar von dir erledigt werden, allerdings hast du dafür etwas Zeit und kannst einen genauen Abgabetermin festlegen.

Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringlich sind, befinden sich in Kategorie drei der Prioritätenliste und können problemlos an andere Mitglieder des Teams delegiert werden. In der vierten Prioritätsstufe werden Aufgaben gesammelt, die weder wichtig noch dringlich sind und die deshalb nicht sofort bearbeitet werden müssen. Allerdings dürfen diese Arbeiten keinesfalls vergessen werden.

Deshalb solltest du sie markieren und einen bestimmten Zeitraum zur Erledigung dieser Aufgaben festlegen. Priorität haben immer Aufgaben, die am selben Tag erledigt werden müssen. Wenn du deine Arbeiten nach dem Wichtigkeitsprinzip sortierst, kannst du sichergehen, dass nichts vergessen oder übersehen wird. Auf diese Weise arbeitest du effizient und steigerst deine Produktivität.

Weitere Blogbeiträge:

© Produktivitäts-Methode.de

00000000Tage
00000000Stunden
00000000Minuten
00000000Sekunden